Privacyverklaring

Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden van Joore NV, Joore Holding BV, Holding Combinatie Samenwerkende Accountants BV, SMA Joore BV, SMA Accountants NV en Joore Incontrol BV (hierna Joore) worden diverse gegevens verwerkt. Daaronder vallen ook gegevens die betrekking hebben op geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen (persoonsgegevens).

Joore vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van haar klanten, leveranciers en overige zakelijke relaties belangrijk. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid verwerkt en beveiligd, waarbij wij ons natuurlijk houden aan de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zodat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betreffende personen voldoende wordt gewaarborgd. De bedrijfsactiviteiten van Joore vinden plaats in Nederland en worden bewaard op servers in de Europese Economische Ruimte (EER).

In deze privacyverklaring van Joore vindt u een samenvatting van wanneer en de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens. Voor het gebruik van onze dienstverlening geldt een afzonderlijke  privacyverklaring. Die krijgt u van ons wanneer u van onze dienstverlening gebruik wenst te maken, maar die kunt u daarnaast ook terugvinden op onze website.

Het is verstandig om periodiek onze Privacyverklaring te controleren, omdat de bepalingen van deze Privacyverklaring kunnen worden gewijzigd.

Tilburg, 25 september 2018

__________________________________________________________________________________

1.      Definities

Beleid

Dit privacybeleid.

Betrokkene

De natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

Klant

Een natuurlijk persoon of rechtspersoon waarmee Joore als opdrachtnemer een overeenkomst heeft afgesloten

Leverancier

Een natuurlijk persoon of rechtspersoon waarmee Joore als opdrachtgever een overeenkomst heeft afgesloten.

Relatie

Een natuurlijke persoon of rechtspersoon waarmee Joore een betrekking onderhoudt waaronder een (potentiële) klant of leverancier.

Verwerker

Een natuurlijk persoon of organisatie, die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke, Persoonsgegevens verwerkt;

Verwerking

Een (geheel van) bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, wissen of vernietigen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

De partij, die alleen of samen met andere partijen, het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.

2.     Scope privacybeleid

Dit beleid beschrijft hoe Joore omgaat met persoonsgegevens die zijn verkregen van haar relaties.

Dit beleid ziet specifiek op situaties waarin Joore als verwerkingsverantwoordelijke kwalificeert en is niet uitputtend. Indien aanvullend beleid van toepassing is, zal voor hiervoor afzonderlijke informatie aan betrokkene worden verstrekt.

Joore verzamelt alleen die persoonsgegevens die nodig zijn om te kunnen voldoen aan uw vraag. Indien aanvullende, vrijwillige informatie wordt verzameld dan wordt u daarvan op de hoogte gesteld.

De privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) staat toe om persoonsgegevens te verwerken indien dat gebeurt op basis van een van de grondslagen opgenomen in de AVG. Indien wij persoonsgegevens verwerken, berust deze verwerking op een van de volgende grondslagen:

  • Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met een betrokkene.
  • De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het bijhouden van bestanden voor belastingdoeleinden of het verschaffen van informatie aan een publieke instelling of handhaver.

U heeft specifiek en expliciet toestemming gegeven om persoonsgegevens van u te verwerken voor een bepaald doel. Bijvoorbeeld voor het toesturen van content per e-mailing met marketing als doel, waaronder uitnodigingen voor door Joore georganiseerde evenementen. We zullen uw persoonsgegevens slechts verwerken op de wijze waarvoor we uw toestemming hebben verkregen. In dit geval kunt u toestemming op ieder moment intrekken door middel van privacy@joore.nl. Joore verzamelt persoonsgegevens van haar relaties alleen indien zij ervoor kiezen om deze aan ons beschikbaar te stellen of wanneer dit op grond van wet- en regelgeving noodzakelijk of toegestaan is. Het kan zijn dat u eerder persoonsgegevens voor bepaalde diensten, die Joore aanbiedt, bij ons heeft aangeboden. Wij verzamelen persoonsgegevens ook alleen in het geval u die vrijwillig aan Joore verstrekt met het doel om u informatie te kunnen verschaffen en/of diensten aan u te kunnen verlenen. Joore maakt daarnaast geen gebruik van cookies, web beacons en andere technieken om automatische soorten informatie te verzamelen. Mocht u vragen hierover hebben, neem dan contact op met privacy@joore.nl.

3.     Verwerking van persoonsgegevens van relaties

Joore biedt verschillende diensten aan, welke in de volgende deelgebiedenzijn onder te brengen:

  • Controle - beoordelingsopdrachten en overige assurance-opdrachten;
  • Samenstellingsopdrachten en overige non-assurance-opdrachten;
  • Transactiegerelateerde adviesdiensten;
  • Loonadministratie;
  • Fiscale aangiftepraktijk; en
  • Fiscale en overige advisering.

Daarnaast ontvangen wij persoonsgegevens in het geval u bij ons solliciteert.

Door de aard van onze dienstverlening heeft Joore verschillende persoonsgegevens van u. Het waarborgen van de privacy en vertrouwelijkheid van de informatie die ons is toevertrouwd is belangrijk voor ons. Wij doen dan ook ons best om de bescherming en het juiste gebruik van uw persoonlijke informatie te garanderen.

 4.     De wijze waarop Joore persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt

Omdat wij onze werkzaamheden graag goed willen doen en daarbij gebonden zijn aan wettelijke (kwaliteits)vereisten, zullen we bij onze relaties gegevens opvragen die daarvoor van belang zijn. Deze persoonsgegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan de doeleinden waarvoor deze informatie in eerste instantie aan ons verstrekt is, tenzij daarvoor specifieke toestemming is gegeven, of indien dat noodzakelijk is voor Joore om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, professionele standaarden of kwaliteitsregels, voor de optimalisering van de kwaliteit van de dienstverlening of om u te informeren over onze overige diensten.

Het kan dan ook zijn dat wij de betreffende gegevens voor meerdere opdrachten gebruiken, echter slechts alleen in het geval ons daarvoor uitdrukkelijk toestemming is gegeven. Zoals aangegeven bieden wij verschillende diensten aan waar wij respectievelijk diverse persoonsgegevens verzamelen. Deze gegevens kunnen per opdracht anders zijn. Hierna treft u een overzicht aan van de gegevens die wij opvragen per categorie betrokkene. 

Doeleinden

Verwerkingen

Potentiële klant

 

De verwerking geschiedt voor het aangaan en/of onderhouden van relaties en/of de eventuele procedures ten behoeve van het aangaan van een overeenkomst met een potentiële klant.

Persoonsgegevens van potentiële klanten worden verwerkt voor het aangaan van of ter uitvoering van een overeenkomst waarbij de betreffende potentiële klant (mogelijk) partij is, maar slechts op basis van toestemming van de betreffende potentiële klant.

Joore kan persoonsgegevens van potentiële klanten verwerken voor het aangaan en onderhouden van een relatie met potentiële klanten. Hierbij kan onder andere ook worden gedacht aan het uitnodigen van potentiële klanten voor evenementen.

Daarnaast kan het voorkomen dat Joore persoonsgegevens verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Klanten

 

Verwerkingen vinden plaats voor:

  • Een cliëntacceptatie procedure;
  • Dienstverlening en/of advisering aan de klant;
  • Het onderhouden van relaties met de klant;
  • Het voeren van procedures en het optreden in rechte;
  • De uitvoering van wetgeving;
  • Het innen van openstaande vorderingen;

Persoonsgegevens van klanten worden verwerkt ter uitvoering van een overeenkomst, dan wel voor de behartiging van de wederzijdse gerechtvaardigde belangen.

Persoonsgegevens van klanten kunnen eveneens worden verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

 

Leveranciers

 

Verwerkingen vinden plaats voor:

  • Het uitvoeren van acceptatieprocedures;
  • Betalingen aan leveranciers
  • Onderhouden van een relatie met de betreffende leverancier;
  • Het behandelen van geschillen;
  • Uitvoering of toepassing van een wettelijke bepaling;

Persoonsgegevens van leveranciers worden verwerkt ter uitvoering van een overeenkomst waarbij de betreffende leverancier partij is, dan wel voor de behartiging van de wederzijdse gerechtvaardigde belangen.

Persoonsgegevens van leveranciers kunnen eveneens worden verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Daarnaast ontvangen wij persoonsgegevens in het geval u bij ons solliciteert. Als u ons een curriculum vitae toestuurt om online te solliciteren dan zullen wij gebruikmaken van de door u verstrekte informatie om na te gaan of er voor u een geschikte vacature binnen Joore is. Als u ons per e-mail verzoekt om informatie over Joore, dan zullen wij gebruikmaken van uw e-mailadres en andere informatie die u ons verstrekt om te kunnen reageren op uw verzoek.

5.     Delen en doorgifte van persoonsgegevens

Wij delen geen persoonsgegevens met derden, behalve als dit noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan uw verzoek, voor onze professionele en legitieme doeleinden of als dit vereist is of toegestaan wordt door de wet, professionele standaarden of kwaliteitsregels. Zo kan Joore in sommige gevallen persoonsgegevens over u delen met externe bedrijven of dienstverleners die namens Joore werken om uw verzoek te kunnen inwilligen.

Het kan voorkomen dat Joore persoonsgegevens doorgeeft aan andere member firms of externe bedrijven in het buitenland die met ons samenwerken of namens Joore werken.

Doorgifte door Joore van persoonsgegevens naar het buitenland vindt plaats in overeenstemming met Europese (en Nederlandse) privacywetgeving.

Joore kan persoonsgegevens verwerken in verband met de overdracht van de dienstverlening in het kader waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt. Joore moet ook persoonsgegevens openbaar maken indien dit vereist is op grond van de wet, een gerechtelijk bevel of een overheidsbesluit. Daarnaast kunnen persoonsgegevens ook nodig zijn voor privacy- of veiligheidsaudits of om een onderzoek uit te kunnen voeren naar aanleiding van een klacht of een bedreiging van de veiligheid. Joore verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Ook zal Joore geen persoonsgegevens die u aan haar verstrekt aan derden doorgeven ten behoeve van de eigen direct markteling doeleinden van derden.

6.     Rechten

Als u persoonsgegevens aan Joore beschikbaar heeft gesteld, heeft u in de meeste gevallen het recht om deze persoonsgegevens in te zien en om onnauwkeurigheden te corrigeren.

U heeft ook het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Joore indien we niet (meer) bevoegd zijn om deze gegevens te gebruiken. Daarnaast heeft u het recht op verwijdering van de op u betreffende persoonsgegevens indien we deze naar uw mening te lang bewaren. In bepaalde omstandigheden heeft u daarnaast het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens door Joore te laten beperken of om van Joore uw gegevens overgedragen te krijgen in een computer/machine-leesbaar bestand (dataportabiliteit).

U kunt ook een verzoek tot uitoefening van de hier beschreven rechten indienen door contact op te nemen met privacy@joore.nl

Joore zal alle redelijke inspanningen verrichten om te kunnen voldoen aan het verzoek, zolang dit in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving en professionele standaarden. Afhankelijk van de complexiteit en hoeveelheid van verzoeken is het toegestaan dat wij deze termijn maximaal twee maanden kunnen verlengen. Het kan echter zo zijn dat Joore aan uw verzoek hiertoe niet hoeft te voldoen, bijvoorbeeld indien wij een wettelijke grond hebben om uw gegevens te verwerken.

7.     Beveiliging en bewaartermijn van gegevens

Joore heeft beveiligingsprocessen en  -procedures om persoonsgegevens te beschermen en daarmee vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te waarborgen. Wij zullen de toegang tot persoonsgegevens beperken tot degenen die namens Joore betrokken zijn bij de verlening van diensten aan u en degenen die anderszins binnen de kaders van de privacywetgeving daartoe gerechtigd zijn. De individuen die toegang hebben tot die persoonsgegevens zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van dergelijke informatie te handhaven.

Ook garanderen wij dat uw persoonsgegevens slechts worden bewaard voor zo lang die nodig zijn om diensten aan u te verlenen, dit wettelijk is toegestaan of totdat wij worden gevraagd om verwijdering van de persoonsgegevens.

Een wettelijke bewaarplicht betreft bijvoorbeeld de fiscale administratieplicht met een bewaartermijn van zeven jaar in het kader waarvan Joore fiscaal relevante (persoons) gegevens zal moeten bewaren. Ook de voor accountants relevante regelgeving schrijft voor bepaalde stukken een bewaartermijn van zeven jaar (of langer) voor.

Voor overige persoonsgegevens geldt dat deze niet langer worden bewaard dan drie maanden nadat de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens zijn verzameld, tenzij Joore en de betrokkene anders zijn overeengekomen.

8.     Links naar andere websites

Joore linkt haar website door naar andere websites, waaronder websites die worden onderhouden door andere member firms die niet worden beheerst door dit Privacy Statement, waarop andere privacy verklaringen kunnen gelden. Wij raden aan om het privacybeleid van de betreffende website die u bezoekt te beoordelen waar dat betrokkenen persoonsgegevens hebben verstrekt.

9.     Vragen inzake het privacybeleid

Als u enig verzoek heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of daartegen bezwaren wilt uiten, stuur dan uw opmerking of bezwaar per e-mail naar privacy@joore.nl.

10.    Wijzigingen in dit beleid

De meest actuele versie van dit beleid kunt u te allen tijde raadplegen via de website. Dit beleid is laatst gewijzigd op: 25 september 2018.

sra sma jhi